第10章
学会控制项目

在第4到第9章中，我们介绍了如何清理自己的大脑，以及如何对何时该做何事做出正确的选择。这其实是一个横向的视角——它面向的是你整个生活中的所有事务和行动。而完善的时间管理系统还差一个关键部分，即所谓的纵向视角——激发自己大脑的活力，对某个特定事务进行深入的思考和大胆的想象。对于你参与其中的项目和情形，你或许的确理清了相关结果和下一步行动步骤，但有时你会觉得，创造性思考和详细的行动方案更有助于你加深对它们的了解。

在这一章中，我们将一起对项目的规划进行深入的研究和仔细的推敲。

我们需要更多的非正式计划

经过这些年来与数千位职业人士的接触，我可以大胆断言，实际上我们所有人都应该在生活和工作方面进行更多的、更频繁的非正式计划。这种做法会大大降低我们的心理压力，并能以极小的代价换来巨大的回报。对于你所参与的各种项目和情形，也许你确实能理清其结果和下一步行动步骤，但有时你会觉得有必要增进你对它们的了解，进行更具创造性的思考，并明确其执行过程。

对于项目计划过程，最大的提升空间并不在工具方面。毕竟很多专业的、复杂的项目组织与计划工具已经非常普及了（比如甘特图等），大多数需要这些工具的人都已经在使用这些工具了。真正需要改进之处是，在计划的过程中，让你的创造性和预见性思维能够真正发挥作用。

而造成这种简单有效的思维缺失的最主要原因，是一般的自上而下系统无法应付在思考和预测中出现的数量庞大的细节。这也就是我主张自下而上的管理方式的原因。如果你感到对需要执行的任务失去控制，自然就会对计划产生抗拒，这会让你不知不觉在原地打转。但是如果你接受并认真实践了本书中的方法，你的灵感和创造性思维就会获得空前的释放。如果你的系统已经为接纳随时产生的奇思妙想做好了准备，那么你的工作效率肯定会大大提高。

在本书第3章中，我提到了项目计划的5个阶段，这些阶段会帮助我们将想法转化为实际行动。

下面是一些实用的技巧和方法，可以帮助你使用我所推荐的自然的、非正式的计划方法。尽管这些建议都是基于基本常识，但是大多数人往往都没能做到完全遵循。你应该随时将这些建议铭记在心，而不是在面对重要任务的时候把它们拿出来临时抱佛脚。

哪些项目需要你进行计划？

实际上，列在你的项目清单中的大多数项目，都不需要你进行刻意的“计划”，这些项目只需要你在大脑里过一下，自然而然就会得出下一步行动。比如说，你要“对车子进行保养”，你只要上网找到最近的4S店，约个时间就可以了。

然而有两类项目，确实需要我们进行某种形式的安排策划：（1）那些你已经决定了下一步行动，却仍然吸引你注意力的事务；（2）那些意外冒出新点子或临时出现新细节的项目。

第一类——这些项目，除了下一步行动以外，还有其他需要你确认和安排的方面。也就是说，在你确定了下一步行动后，还需要进一步的关注和处理。对于这类情况，你就需要应用自然计划法了（可能是其中一个或多个阶段）：定义目标和原则、展望成果、头脑风暴、组织整理。

第二类——这类项目的想法会突然冒出来，很可能不是在工作场所和工作时间（海滩上、汽车上或者会议上）。你应该将这些想法随时收集起来。这样一来，这些念头就可以先被保存起来，以后再做仔细考虑。

项目计划也需要确定下一步行动

你总会遇到几个这样的项目：你希望对其进行更加具体细致的安排，以确保万无一失。比如：你马上要去参加一个重要的会议，必须准备好会议日程安排以及一些相关的资料；或者你刚刚接受了安排公司年会的任务，你不得不尽快地使各方面准备到位，并把一些具体的工作分派下去；或者你需要向人力资源部门描述一下某个新职位的工作要求；或者你需要思考并制订近期的家庭度假计划。如果这些工作还没完全落实，现在立即确定下一步行动吧，并把它列入你的行动清单。这会帮助你开始对项目的计划，并有效地推进更深层次的规划。

典型的计划步骤

最常见的几种计划导向的行动方式为：个人头脑风暴、组织整理、召开会议、收集信息。

头脑风暴 对于那些一直吸引你注意力的项目，你需要开动脑筋，仔细思考；特别是当你不清楚下一步行动是什么的时候尤其如此。对于这类情况，最合适的下一步行动就是“想想关于某个事情的点子”。

这个下一步行动，也要列入你的下一步行动分类清单，所以你要确定在哪里进行、如何进行。在进行这类思考时，是在电脑上进行好呢，还是用纸笔工具更合适？我会完全凭直觉选择其中的一种。对于我来说，要么把它记录到“在电脑旁”清单中，要么记录在“任何地点”清单上（因为随身携带笔和纸，所以我可以在任何地点绘制思维导图或者记录粗略的笔记来帮助思考）。

组织整理 也许你已经为某些项目收集了足够的笔记和辅助资料，现在你只需要将它们整理一下，使之更有条理。在这种情况下，你的下一步行动很可能像这样——“组织整理某个项目的资料”。如果你必须在办公室里才能执行这一行动（因为所有的文件和资料都放在办公室，没办法随处搬动），那这个行动就应该记在“在办公室时”清单上；如果你收集到的资料都是电子形式的，并存入了随身携带的笔记本电脑或数字设备中，这个行动自然可以纳入“任何地点”清单中；如果你希望用文字处理软件、演示软件、思维导图软件或者项目规划软件来辅助你的行动，就应该把这个行动列入“在电脑旁”清单。

召开会议 通常，把相关人员召集到一起，共同讨论、群策群力会让事情取得一定的进展。这通常意味着给相关人员或者你的助手发一封电邮，或者给某个关键人物打个电话来敲定一个时间。

收集信息有时，计划工作的下一项任务就是收集更多的资料。比如，你需要同某人打电话聊一下，掌握他的情况（“给比尔打个电话，了解一下他对经理会议的看法”）；或者你需要浏览一下你刚刚接手的有关去年会议的资料（“查看一下股东大会的归档资料”）；或者你希望在互联网上浏览一番，看一下你正在工作的领域有没有什么新闻发生（“查看一下大学奖学金基金的情况”）。

随时产生的想法 不要错过任何一个可能具有潜在价值的想法和创意。许多时候，当你处于一个与计划工作毫不相干的地点时，却会想出一些好点子来。比如，当你正要去商店买东西时，会突然想到一个关于员工大会的绝妙念头；或者当你正在做饭时，会突然想到下次举办用户会议的时候要给参会人员送什么样的小礼品；或者你在看晚间新闻的时候，会突然想到公司的顾问团遗漏了一个重要的人选。

如果你想到的点子不是可以列入行动清单的具体行动，你就有必要想办法把它们保存下来。当然，确保没有遗漏任何想法的关键就是你的收集系统了，即你的文件夹、纸笔或智能手机等。你需要保存所有的想法、念头和创意，以便日后处理。

项目计划的辅助工具和架构

只要你手边随时都有理想的工具，无论你的脑海中出现什么样的想法，你都可以第一时间把它抓住、记下、保存起来。一旦你捕捉到这些想法，你就可以根据需要随时查询参考。

思维辅助工具

获取想法、提高生产力的最重要的绝招之一就是利用“形式决定功能”现象——合适的工具更容易激发你的好想法。（我的一些最有创造力的想法，就是在试用一款软件时产生的，这款软件的主要用途是以一种有趣的方式产生和捕捉数据。）

在你思考的时候，如果不能动笔写写画画，或将其输入数字设备，你会发现自己很难长时间保持注意力高度集中（最多不过几分钟），独自一人的时候尤其如此。只要你在思考过程中能够使用一些外界的工具记录你的想法，那就像给风筝加上了线，你就可以一连几个小时保持高效而敏捷的思维。

书写工具

随时在手头准备一些方便好用的书写工具，这样你就不会因为缺乏记录工具而在潜意识里对思考产生抵触。对我来说，如果手中没有记录想法的工具，我就无法投入地思考。

说来也怪，有时一个绝妙想法的诞生仅仅源于我一心想用一下我那漂亮又好用的圆珠笔或中性笔！也许你不像我这样，会受一个书写工具的驱使，但如果你也有这样的倾向，那就应该成全自己，在高质量的书写工具上进行一些投资吧。

建议你在每个位置都放上几支漂亮的圆珠笔，因为你很可能会在那里做一些记录——在你的书桌上，在厨房里，在书包、公文包、钱包和背包里。

纸张和记事本

除了书写工具，还应该准备一些实用的记事本等类似功能的物品。标准记事本功效不凡，因为你可以轻松地撕下记录着想法和事情的那几页，放入你的工作篮中，日后有机会的时候再进行处理。你还可以用原件或扫描件形式保存一些初步和非正式的思维导图和笔记，直接把它们放入别的文件夹。手写痕迹往往包含丰富的情境记忆提示，事实证明，这些提示具有长期价值。

黑板和白板

如果有足够的空间，黑板和白板也是非常实用的思考工具，并且可以多次重复使用。它们为你提供了充足的空间，可以在上面草草记上几笔心头闪现的想法。此外，当你在思考某一主题时，它们还可以使你的想法始终生动地展现在你眼前。在办公室和会议室中配备一些白板将会很有用，而且越大越好。一些公司已经设计出有可擦写表面的整体内墙，可以很方便地展开头脑风暴和临时视觉沟通。如果你有几个孩子，我建议你在他们的卧室中也装上一个。（我是多么希望在自己的成长过程中也有这样一个鼓励思考的环境啊！）注意在手边准备足够的白板笔——扼杀创造性思维的莫过于干掉的、无用的书写工具。

当两个人或者更多的人聚集在一起开会时，谁都可以在白板上写上几笔，一目了然。即使几分钟后你擦去了这些思想火花，但刚才把它们记录下来的过程本身就可以促进大家的建设性思考。（有时候，即便手头没有记事本，仅仅是在餐厅里的纸制桌布、餐具垫甚至是餐巾上漫无目的地描上几幅图表和写一些笔记，也会令我获益良多。）

用你的数字化工具进行思考

在文字处理、思维绘图、提炼纲要、演示文稿或者电子表格程序方面，我喜欢运用笔记本电脑（较少用平板电脑）来进行思考。当我把需要考虑的事情以某种数码模式存储起来后，就可以自如地编辑、剪贴以及投入各种各样的应用之中，非常便捷。一旦启动电脑，坐在屏幕前，我的大脑就会活跃起来。这也成了掌握键盘输入技能的一个重要理由，这样你才能灵活自如地驾驭电脑。

较大的白板方便展现更具创造性的关联，并能扩展思维范围。同样的，我发现较大的电脑屏幕也能起到类似作用。随着全球数字和移动技术的快速发展，大家使用的各种设备自然在日益小型化，但其可用性和效率却大大提高。不过，我想提醒的是，智能手机之类设备的价值在于执行思考结果，而不在于生成创造性思维。因此，我需要更多而不是更少空间。

辅助架构

除了拥有随身携带且得心应手的工具以外，一个可以方便地收集思考结果的系统也有利于提高效率。这就像在你的面前摆出纸和笔时可以帮助你进行头脑风暴一样，拥有便于组织整理项目细节的工具和环境，也同样可以推动项目计划的进程。

根据需要创建文件夹或者活页夹

一个好的一般性参考资料归档系统，不仅要便于归档和查阅项目资料，还应该对项目规划起到重要的辅助作用。一个项目的进展，一般都是由某些关键数据、票据、资料推动的，所以，你非常有必要针对某个主题设立特定的文件夹。这样，当你手头出现相关资料的时候，你就可以立即将其保存到文件夹中。如果你的归档系统太过正式（或者根本不存在），那你一定会错过很多提前关注项目的机会。比如你刚刚参加完某一次特定主题的会议，写了不少笔记和备忘录，你就应该马上建立一个文件夹，把相关的资料全部放进去（当然是在确认了相关的下一步行动之后）。

在培训客户时，我多次发现，当人们仅仅创建了某个主题文件夹，并放入可以收集到的备忘录和其他具有潜在价值的相关资料后，就可以大大地提高他们对事务的控制力。这种方式无论在客观上还是主观上，都能让你感到“一切都处于控制之中”。

如果你习惯使用活页本或者计划手册，一定要存储足够的空白页。这样，每当一个主题或项目出现时，你就可以马上为它分配一页。某些项目日后也许会占用比较大的篇幅，甚至会占据一个完整的记事本，但是开始的时候，一页纸也就足够了。绝大部分项目也就仅仅需要一两页空间，保存需要跟踪的几个想法即可。

纸张与数字化

对于那些日益适应数字化的人来说，会忍不住想完全摒弃纸张。鉴于已经有各种用于数字记录、扫描和字符识别的工具，从理论上讲，这么做应该没问题。但是，从其实践意义来看，纸张对我们大多数人仍然有用。出于种种原因，手写笔记不会消失，这不仅是因为相关工具的适用性，及其图示范围的有效性。当我们用不同设备进行表达时，我们往往会有不同的思考方式，许多人发现，用手书写和绘图能释放出更多精彩纷呈的创意。

此外，与我们在电脑屏幕前的发现相比，纸质材料更便于提醒相关信息、关系和观点。据我所知，许多数字狂们都已经在重拾纸质计划书和记事本，因为他们发现，这些东西更容易配合他们思考和自我提示。很多时候，我都会打印与某人、某项目或某主题相关的文件，然后把它们放在一个有形文件夹内，以便在开会、写作或研究时使用。尽管这些纸张大都会被循环利用，所更新的信息也将重新输入数字设备，但在此期间，有形材料能发挥电脑本身不具备的功能。

毋庸置疑，数字技术将继续升级，并将以低技术材料和工具无法企及的方式促进思考、规划和决策支持。但除非笔、记事本、便利贴、有形文件夹和打印文件被更好的东西替代，它们仍须在你的协调性个人管理系统中扮演某种角色。

软件工具

我还没有发现堪称完美的项目管理工具。对于需要我们管理的大多数内容来说，自诩完善的很多应用程序要么太耗能，要么太简易。我曾经指出，我从没见过哪两个项目需要进行同等程度的细化和以同一种结构进行管理。所以说，很难创建出可以满足大多数的任意一种应用程序。我们发现，零碎的应用程序往往更加灵活，也更适用于我们的项目。

尽管如此，仍有多种类型的数字工具可以发挥非常重要的作用。大多数专业人士都熟悉文字处理程序、电子表格和演示程序，它们或许都是创建项目计划及其内容的最佳方式，尤其是在已完成目标、愿景、头脑风暴阶段的情况下。

通常更适用于非正式规划和头脑风暴的两类软件，分别是思维导图和分级概要应用程序。我在自己的大多数项目中都使用了一种数字思维绘图工具，用以开展针对性的头脑风暴，并捕捉那些随机迸发的想法。在大多数情况下，思维导图本身足以实现我对相关项目的掌控。

头脑风暴的另一个选项是分级概要程序，它允许创建标题和子标题，描述其有限或扩展性细节。大多数好的文字处理程序同样提供此项功能。这些程序的优点是，它们可以处理范围广泛的复杂情形，从列举关于组织聚会的要点，到生成整部作品的结构。尽管出于删除、粘贴、重新排列数字文本的考虑，分级概要和文字处理程序通常更支持结构化思维，但它们仍然有助于生成创造性思维。

软件领域的高端产品是综合性项目管理软件。专业人员和机构有其特定需求，需要利用这些应用程序体现严谨性，对细节内容进行管理，因此，他们通常采用此类工具，并通常会基于公司的特定项目专门定制。这种软件还用于发射火星探测器、协调建筑施工、交付飞机和药品。

项目管理软件的低端产品应用，是在某个项目列表的“任务记录”位置记录随机想法，或者利用通用的记录生成和管理软件，创建关于某项目及其相关想法的记录。

如果你是电脑迷，你无疑会采用此类模式，以便开发、捕捉项目计划及其相关材料。要确保自己适应这些应用程序，从而专注于你的项目思考，而不是软件本身。这还便于你进行定期回顾，随时更新内容，通过持续清理和重新组织来保持其即时性。要记住，电脑有点像黑洞，随着记忆和存储容量不断扩展，具有这种零碎功能的新颖应用程序会不断激增，保存一切内容会变得更容易，而你手头最重要的项目材料则更难找到。

如何在生活中应用这些手段?

就像你的“下一步行动”清单需要不断地进行内容更新一样，你的“项目”清单也应该如此。要做到这一点，你就应该抽出一段比较完整的时间（1~3小时比较理想），对每一个项目进行尽可能深入的“纵向”思考。

现在，就请找出你目前最关心或者最感兴趣的几个项目，对这些项目进行一些思考、收集或组织整理工作。在此过程中你可以使用任何你认为用得上的工具。

每次一个、自上而下地逐个面对这些项目。问问自己：“对于这件事情，我还需要了解什么？获取什么？记住什么？”

你可以使用纸和笔绘制出思维导图，然后建立一个文件夹以保存这些纸质文件。你也可以在你的管理软件中，随手输入一些要点和想法。你还可以创建一个文字处理文件，写出这个事情的分级概要。

关键在于你要学会思考，运用思考的结果进行合理的管理。要培养一个好习惯：在考虑问题的时候高度集中精力，有预见性地发现问题、解决问题，而不是等到迫不得已时才行动。