第2章 工作簿和工作表的基本操作

工作簿是Excel 2016的主要工作区域，Excel的工作都是在工作簿中完成的。一个工作簿由多张工作表组成，因此对工作簿的编辑实际就是对各张工作表的编辑。通过第1章对Excel 2016的工作环境有了一定的认识后，接下来需要学会如何使用Excel 2016创建、打开和保存文件。本章将详细介绍Excel 2016工作簿和工作表的一些操作技巧。

2.1 工作簿的基础操作

对Excel的操作就是对工作簿的操作。用户需要建立电子表格，首先需要新建工作簿，完成对表格的编辑后应保存工作簿，以备下次使用。

2.1.1 新建空白工作簿

启动Excel 2016程序即可新建一个工作簿，除此之外，还可以根据需要建立专业的工作簿（如根据模板建立、根据已有文档建立等），下面将具体介绍。

1．启动Excel 2016程序的同时新建空白工作簿

方法一：通过“开始”菜单新建工作簿。

在桌面上单击左下角的“开始”按钮，在展开的菜单中依次单击“所有程序|Microsoft Office | Microsoft Office Excel 2016”，如图2-1所示，单击一次鼠标即可新建Excel 2016工作簿。

方法二：在桌面上创建Microsoft Office Excel 2016的快捷方式。

步骤1：在桌面上单击左下角的“开始”按钮，在展开的菜单中依次单击“所有程序|Microsoft Offi ce | Microsoft Offi ce Excel 2016”，然后单击鼠标右键，在展开的下拉菜单中单击“发送到|桌面快捷方式”选项，如图2-2所示。

步骤2：在桌面上创建了“Microsoft Offi ce Excel 2016”的快捷方式，如图2-3所示。双击桌面上的“Microsoft Offi ce Excel 2016”快捷方式即可新建Excel 2016工作簿。

方法三：通过“任务栏”新建工作簿。

步骤1：选中桌面上创建的“Microsoft Offi ce Excel 2016”的快捷方式图标，按住鼠标左键将其拖动到“开始”菜单右侧的“任务栏”中，如图2-4所示。

步骤2：释放鼠标即可将该图标显示在“任务栏”中，如图2-5所示。当需要新建工作簿时，单击该图标即可启动Excel 2016程序以新建工作簿。

2．启动Excel 2016程序后新建工作簿

启动Excel 2016程序后，如果要再建立新的工作簿，可以通过如下方法实现：在Excel 2016主界面中，依次单击“文件”、“新建”选项，打开“新建”窗口，如果要创建空白工作簿，单击“空白工作簿”选项，即可成功创建一个空白工作簿，如图2-6所示。

2.1.2 依据模板建立新工作簿

除了建立空的工作簿之外，Excel中还提供了多个模板以供套用，即根据实际需要让新建的工作簿套用特定的模板，从而实现进行局部编辑即可让表格投入使用。

步骤1：在Excel 2016主界面中，依次单击“文件”、“新建”选项，打开“新建”窗口，如图2-7所示。

步骤2：在“模板”列表中显示了多种工作簿模板，选中要使用的模板，如此处选择“学生日历”模板，在弹出的“学生日历”模板预览中单击“创建”按钮，如图2-8所示。

步骤3：成功创建“学生日历”工作簿，效果如图2-9所示。

提示：针对这样的工作簿，用户只需要根据实际需要进行局部编辑，即可得出满足需要的表格。例如在上面建立的“学生日历”工作簿中，可对每日课程安排、作业等进行编辑。

2.1.3 保存工作簿

我们建立工作簿的目的在于编辑相关表格，进行相关数据计算、数据分析等，那么完成工作簿的编辑后，则需要将工作簿保存起来，以方便下次查看与使用。

保存为普通工作簿的步骤如下。

步骤1：工作簿编辑完成后，在主程序界面上单击左上角的“保存”按钮，或者依次单击“文件”、“保存”选项，即可将工作簿保存到原来的位置，而若是要更改保存位置或者对文件名等进行编辑，可依次单击“文件”、“另存为”选项，打开“另存为”窗口，如图2-10所示。

步骤2：双击“这台电脑”选项，打开“另存为”对话框，选择好保存位置后，在“文件名”框中重新设置文件的保存名称；在“保存类型”框中单击右侧的下拉按钮，可选择保存类型，设置完成后单击“保存”按钮即可将工作簿以指定的名称保存到指定的位置中，如图2-11所示。

提示：在编辑文档的过程中，经常按保存按钮，可以避免因突发事件（如死机、断电）而造成数据损失。

2.1.4 将建立的工作簿保存为模板

在2.1.2节中介绍了依据模板建立新的工作簿，而用户也可以将建立完成的工作簿保存为模板，以方便下次新建工作簿时套用此模板。具体实现操作如下。

步骤1：工作簿编辑完成后，在主程序界面上依次单击“文件”、“另存为”选项，打开“另存为”窗口，如图2-12所示。

步骤2：双击“这台电脑”选项，打开“另存为”对话框，在“保存类型”下拉菜单中选择“Excel模板”（根据实际情况还可选择“Excel加载宏的模板”或“Excel 97-2003模板”），设置完成后单击“保存”按钮即可将该工作簿保存为Excel模板，如图2-13所示。

提示：该操作很实用，如工资的核算工作每月都需要进行，那么我们利用Excel建立一个工资管理系统，每月的工资核算工作只需要更改工资管理系统中的相关变动数据即可快速生成。可以将第一次建立完成的工资管理系统工作簿保存为模板，以后各月可以依据此模板建立工作簿，按当月实际情况进行个别数据修改即可，而不必重新建立。

2.1.5 设置工作簿的默认保存格式

在Excel 2016中，默认情况下工作簿保存为Excel工作簿（.xlsx）格式，也可以将该默认文件格式更改为Excel 2016中支持的任何其他文件格式。下面讲解设置工作簿的默认保存格式的具体操作步骤。

步骤1：启动Excel 2016，然后依次单击选项卡中的“文件”、“选项”命令，打开“Excel选项”对话框，如图2-14所示。

步骤2：切换到“保存”选项卡，单击“将文件保存为此格式”右侧的下拉列表框，可以看到里面列出了Excel 2016支持的文件保存格式，如图2-15所示。选择合适的文件保存类型，然后单击“确定”按钮即可按照指定的文件类型进行保存。

2.1.6 关闭当前工作簿

关闭工作簿应当使用正确的方法，这样可以防止数据意外丢失。如果要关闭工作簿，可以使用下列方法进行操作。

❑单击窗口右上角上的“关闭”按钮，如果此前未保存，则此时会打开“是否保存对‘工作簿1’的更改？”对话框，如图2-16所示。单击“保存”按钮，保存对工作簿的修改，自动关闭工作簿；单击“不保存”按钮，不保存对工作簿的修改，自动关闭工作簿；单击“取消”按钮，则会撤销关闭工作簿的操作。

❑单击“文件”选项卡，然后单击“关闭”命令，此时可以关闭使用的工作簿。

❑右键单击标题栏，然后单击快捷菜单中的“关闭”命令，关闭整个Excel窗口。

❑使用快捷键“Alt+F4”关闭Excel窗口。

2.2 工作表基础操作

一个工作簿由多张工作表组成，因此对工作簿的编辑实际就是对各张工作表的编辑。对工作表的基本操作通常包括工作表的插入和删除、工作表的重命名、工作表的复制和移动等，这些操作是我们使用Excel软件过程中最基本，也是最常用的操作。

2.2.1 重命名工作表

新建的工作簿默认都包含1张工作表，其名称为“Sheet1”，根据当前工作表中所涉及的实际内容的不同，通常需要为工作表重命名，以达到标识的作用。

步骤1：打开Excel 2016，在需要重命名的工作表标签上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中单击“重命名”选项，如图2-17所示。

步骤2：工作表默认的“Sheet1”标签即可进入文字编辑状态，输入新名称，按Enter键即可完成对该工作表的重命名，如图2-18所示。

提示：也可以在工作表标签上双击鼠标，进入文字编辑状态下重新输入工作表名称。

2.2.2 添加和删除工作表

在默认情况下，Excel 2016会自动创建一个工作表，但在实际操作过程中，需要的工作表个数是不尽相同的，有时需要向工作簿中添加工作表，而有时又需要将不需要的工作表删除。下面介绍在工作簿中添加和删除工作表的操作方法。

步骤1：打开Excel 2016，在主界面下方的工作表标签上右击鼠标，在弹出的快捷菜单中单击“插入”选项，如图2-19所示。

步骤2：打开“插入”对话框，在“常用”选项卡中选择“工作表”选项，然后单击“确定”按钮，如图2-20所示。

提示：单击工作表标签右侧的“插入工作表”标签，或按“Shift+F11”快捷键，将可以直接插入空白工作表。

步骤3：在当前工作簿中插入一个空白工作表，如图2-21所示。

步骤4：在工作簿中鼠标右击工作表标签，在弹出的快捷菜单中单击“删除”选项，即可将当前工作表从工作簿中删除，如图2-22所示。

2.2.3 移动工作表

工作表建立后可以移动其位置，也可以复制所建立的工作表，这也是工作簿编辑中的基本操作。移动工作表的位置可以使用命令，也可以直接用鼠标进行拖动。具体实现操作如下。

方法一：使用命令移动工作表。

步骤1：打开Excel 2016，在要移动的工作表标签上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中单击“移动或复制”选项，如图2-23所示。

步骤2：打开“移动或复制工作表”对话框，在“下列选定工作表之前”列表中选择要将工作表移动到的位置，单击“确定”按钮，如图2-24所示。

步骤3：工作表移到指定的位置上，效果如图2-25所示。

提示：如果想将工作表移到其他工作簿中，则可以将目标工作簿打开，在“移动或复制工作表”对话框的“工作簿”下拉菜单中选择要移动到的工作簿，然后再在“下列选定工作表之前”列表中选择要将工作表移动到的位置。

方法二：使用鼠标拖动移动工作表。

使用鼠标拖动的方法移动工作表具有方便快捷的优点。在要移动的工作表标签上单击鼠标左键，然后按住鼠标左键拖动到要移动的位置上，如图2-26所示，释放鼠标即可将该工作表移动到此位置上。

2.2.4 复制工作表

实现工作表的复制一般有两种方法，使用命令复制工作表和使用鼠标拖动复制工作表，具体实现操作如下。

方法一：使用命令复制工作表。

步骤1：打开Excel 2016，在要移动的工作表标签上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中单击“移动或复制”选项，如图2-27所示。

步骤2：打开“移动或复制工作表”对话框，在“下列选定工作表之前”列表中选择要将工作表移动到的位置，然后勾选“建立副本”复选框，单击“确定”按钮，如图2-28所示。

步骤3：工作表复制到指定的位置，如图2-29所示。

提示：如果想将工作表复制到其他工作簿中，可以将目标工作簿打开，在“移动或复制工作表”对话框的“工作簿”下拉菜单中选择要复制到的工作簿，然后再在“下列选定工作表之前”列表中选择要将工作表复制到的位置。

方法二：使用鼠标拖动复制工作表。

步骤1：在要复制的工作表标签上单击鼠标左键，然后按住Ctrl键不放，如图2-30所示，再按住鼠标左键拖动到希望其显示的位置上，如图2-31所示。

步骤2：释放鼠标即可将该工作表复制到此位置上，如图2-32所示。

2.2.5 拆分工作表

Excel 2016提供了“拆分”命令按钮，能够实现工作表在垂直或水平方向上的拆分。下面介绍拆分工作表的操作步骤。

步骤1：打开Excel 2016，单击主界面中的“视图”选项卡，在工具栏中单击“拆分”命令按钮，如图2-33所示。

步骤2：工作表出现一个十字形拆分框，将鼠标放置到主界面右侧垂直滚动条上方的横向拆分框上，拖动鼠标到满意的位置后释放鼠标，此时工作表被拆分为两个完全相同的窗格，在一个窗格的单元格中选择单元格，另一个窗格的对应单元格中将选择相同的单元格，如图2-34所示。

步骤3：同样在“视图”选项卡中的工具栏中单击“拆分”命令按钮，使之变为未选状态，将取消对工作表的拆分，如图2-35所示。

2.2.6 保护工作表

当工作表中的数据非常重要，用户不希望被他人看到时，可以将工作表隐藏起来。对工作簿进行保护操作，可以避免无关用户对工作表结构进行修改。下面介绍隐藏工作表和保护工作簿的方法。

步骤1：选择需要隐藏的工作表，右击鼠标，在快捷菜单中单击“隐藏”选项，选择的工作表即会被隐藏，如图2-36所示。

提示：当工作簿中存在隐藏的工作表时，快捷菜单中的“取消隐藏”选项可用，单击“取消隐藏”选项可以取消隐藏工作表。

步骤2：切换至功能区的“审阅”选项卡，单击“更改”组中的“保护工作簿”按钮。打开“保护结构和窗口”对话框，勾选“结构”和“窗口”复选框，选择需要保护的对象，在“密码”文本框中输入保护工作簿的密码，完成设置后单击“确定”按钮，如图2-37所示。

步骤3:Excel会给出“确认密码”对话框，在“重新输入密码”文本框中输入刚才输入的密码，单击“确定”按钮，如图2-38所示。

步骤4：工作簿处于保护状态后，对工作表无法实现移动、复制和隐藏等操作，如图2-39所示。