第一节　采购的认知

采购是需方为获得货物、技术、信息或服务与供方进行的一种交易活动，在流通活动中属于商流。采购是任何生产活动与任何消费活动的先导，是供应链的重要组成部分。

一、采购的不同定义

采购，是指企业在一定的条件下从供应市场获取产品或服务作为企业资源，以保证企业生产及经营活动正常开展的一项企业经营活动。由于不同的理解，因此对采购也有不同的定义。

1.所谓采购都是从资源市场获取资源的过程

能够提供这些资源的供应商，形成了一个资源市场。为了从资源市场获取这些资源，必须通过采购的方式。也就是说，采购的基本功能，就是帮助人们从资源市场获取他们所需要的各种资源。

2.采购既是一个商流过程，也是一个物流过程

采购的基本作用，就是将资源从资源市场的供应者手中转移到用户手中的过程。在这个过程中，一是要实现将资源的物质实体从供应商手中转移到用户手中。前者是一个商流过程，主要通过商品交易、等价交换来实现商品所有权的转移。后者是一个物流过程，主要通过运输、储存、包装、装卸、流通加工等手段来实现商品空间位置和时间位置的完整结合，缺一不可。只有这两个方面都完全实现了，采购过程才算完成。因此，采购过程实际上是商流过程与物流过程的统一。

3.采购是一种经济活动

在整个采购活动过程中，一方面，通过采购获取了资源，保证了企业正常生产的顺利进行，这是采购的效益；另一方面，在采购过程中，也会发生各种费用，这就是采购成本。企业要追求采购经济效益的最大化，就是不断降低采购成本，以最少的成本去获取最大的效益。而要做到这一点，关键的关键，就是要努力追求科学采购。科学采购是实现企业经济利益最大化的基本利润源泉。

二、采购的作用

对现代企业来说，采购发挥着如图1-1所示的作用。

1.提高质量

通过不断改进采购过程以及加强对供应商的管理，提高采购的原材料的质量。

2.控制成本

采购成本的高低是衡量采购是否成功的重要指标。因此，采购员在采购过程中必须控制和减少包括以直接采购成本和间接采购成本为主的采购相关成本。直接采购成本的减少是指对原材料、零部件等的采购价格的控制和降低。直接采购成本的控制和降低可以通过提高采购工作效率、定期谈判、优化供应商、实施本地化、与供应商共同开展改进项目等途径来达到。间接采购成本则可以通过缩短供应周期、增加送货供应商参与产品开发和过程开发等方法来降低。

3.建立供应配套体系

企业的采购任务还包括建立可靠、最优的供应配套体系。一方面要减少供应商的数量，使采购活动尽量集中，降低采购成本；另一方面要避免依赖独家供应商，防止供应商借助垄断，从而提高价格。

4.与供应商建立合作关系

企业的采购还有一个重要任务就是利用供应商的专业优势，让其积极参与产品开发或过程开发，这样一来，供应商就纳入企业自身的整体经营中了。

5.树立企业形象

企业还需要通过采购工作建立和维护企业的良好形象。因为采购是企业的对外工作，同销售工作一样，采购在很大程度上对外代表着企业的形象。因此采购部门必须以公正良好的态度发展企业同供应商之间的关系，树立企业的优秀形象。

6.信息管理

企业采购还有管理、控制与采购相关的文件和信息的任务。从采购管理的角度来讲，其他的职责还有制定并实施采购的方针、政策、目标及改进计划，并进行采购及供应商绩效衡量，建立供应商审核及认可、考核及评估体系，开展采购体系的自我评估，同其他企业的采购水平进行比较，以不断提高整体采购水平，建立、培养稳定有创造性的专业采购队伍，与其他部门共享采购资源，开展“杠杆采购”等。

三、企业采购

企业采购是现今市场经济下一种最主要、最主流的采购。企业是大批量商品生产的主体，为了实现大批量产品的生产，也就需要大批量商品的采购。生产企业的生产，是以采购作为前提条件的。没有采购，生产就不能进行。

企业的采购不仅采购数量多，采购市场范围宽，而且对采购活动要求特别严格。它要对全厂的需求品种、需求量、需求规律进行深入的研究，要对国内国外众多的供应厂商进行分析研究，还要对采购过程各个环节进行深入研究和科学操作，才能完成好采购任务、保证企业生产所需的各种物资的适时适量供应。

但是，目前大多数企业采购都存在着图1-2所示的问题。

1.采购过程中缺乏有效的信息沟通

在以往的采购工作中，采购部门作为一个单独的职能部门，相对独立地开展工作，与企业内其他部门很少进行直接的接触，采购人员很少与销售人员、技术人员、生产人员和财务人员进行沟通，通常采购部门关心的是物料的制造和供应，采购人员只是在物料计划员和供应商之间起了一个中介入的作用，在两者之间传递信息。一旦某个环节对信息的理解出失误或者信息的有效流通受到阻碍，就会造成物料的重复采购和资金的积压。

2.采购工作缺少监督制衡机制

物资采购是直接以货币为媒介的商品交换，掌握着大量的资金使用权，必须有有效的监督措施。但是有很多企业的物资采购往往掌握在一个部门或者几个人甚至一个人的手里，由一人制订采购计划，另一人去采购物资，缺乏有力的监督和制约机制。长此以往，在采购工作中可能出现不正之风，影响企业正常的物资采购工作。

3.企业对供应商的管理有待加强

很多企业的采购工作都存在着一个误区，认为采购工作就是和供应商搞好关系，然后在这种关系基础上，与企业需求之间寻求磨合和平衡。其实对企业而言，这种情况是很危险的。在采购行为中，与供应商建立良好的个人关系固然重要，但长期可能会产生企业对某些特定供应商的依赖，不利于企业寻找更好的供应商，不利于企业进行技术创新，也会在企业内部滋生腐败行为，损害企业的利益。

四、传统采购

传统采购是企业一种常规的业务活动过程，即企业根据生产需要，首先由各需要单位在月末、季末或年末，编制需要采购物资的申请计划；然后由物资采购供应部门汇总成企业物资计划采购表，报经主管领导审批后，组织具体实施；最后，所需物资采购回来后验收入库，以满足企业生产的需要。

传统采购存在市场信息不灵、库存量大、资金占用多、库存风险大等不足，经常会出现供不应求等现象，影响企业生产经营活动正常进行，或者库存积压、成本居高不下，影响企业的经济效益。

传统采购模式在操作方式和透明度等方面相对落后，其规避采购风险的手段也有自身的特点，具体如图1-3所示。

1.信息保密工作要严格

供应商的选择、价格的确定，多半通过比质、比价、招标、采购和商务谈判来完成。因此，需方为了通过供应商的多头竞争，从中选择合适的供应商，往往会保留自己的许多信息。同样，供应商为了在竞争中获胜，赢得市场份额，也会隐瞒自己的信息。由于供需双方均不能进行有效的信息沟通，很少披露乃至不披露有关信息，所以，采购风险也会相对较小。

2.注重事后的把关

在传统的采购模式下，因为采购一方很难参与供应商的生产组织过程和有关质量控制活动，因而相互工作是不透明的。因此，质量和交货期的控制一般是通过签订合同、按标准条款验收、催交催运、到货复检、事后质量验证等方法把关，以达到降低采购风险的目的。也就是说，在传统物资采购模式下，供需双方基本没有质量控制方面的合作。

3.多追求眼前利益

在传统采购模式下，供需关系是临时或短期合作的关系。采购中，需方更多的时间是消耗在讨价还价、解决日常问题的过程中，往往频繁更换供应商，或只考虑当前行情，更多地追求眼前利益，进而调整采购计划和库存储备量，供需双方缺乏需求信息的沟通和长期的合作机制。

五、现代采购

现代采购是指运用现代科学的采购技术和方法·通过计算机网络实现信息收集、供应商选择、采购、运输、库存，全过程使用信息化、网络化，最大限度地满足生产需要，降低采购物流成本，实现采购目标的过程。主要采购类型如图1-4所示。

1.订货点采购

订货点采购是由采购人员根据各个品种需求量的大小和供货提前期的安排，确定每个品种的订货点、订货批量或订货周期、最高库存水平等。然后，建立起连续的订货启动、操作机制和库存控制机制，达到既满足需求又使得库存总成本最小的目的。

这种采购模式以需求分析为依据，以填充库存为目的，采用一些科学方法，兼顾满足需求和库存成本控制，操作比较简单。但是由于市场的随机因素多，使得该方法同样具有库存量大、市场响应不灵敏的缺陷。

2. MRP采购

MRP（Material Requirement Planning，物料需求计划）采购，主要应用于生产企业。MRP采购的原理是根据主产品的生产计划、主产品的结构以及主产品及其零部件的库存量，逐步计算求出主产品的各个零部件、原材料所应该投产时间、投产数量，或者订货时间、订货数量，也就是产生出所有零部件、原材料的生产计划和采购计划。然后按照这个采购计划进行采购，即MRP采购。

MRP采购也是以需求分析为依据、以满足库存为目的。由于计划比较精细、严格，所以它的市场响应灵敏度及库存水平都比订货点采购有所进步。

3. JIT采购

JIT（Just in Time，准时化）采购，是一种完全以满足需求为依据的采购方法。它的基本思想是在恰当的时间、恰当的地点，以恰当的数量、恰当的质量提供恰当的物品。需求方根据自己的需要，对供应商下达供货指令，要求供应商在指定的时间、将指定的品种、指定的数量送到指定的地点。

JIT采购做到了灵敏的响应需求，满足用户的需求，又使得用户的库存量最小。由于用户不需要设库存，所以实现了零库存生产。这是一种比较科学、比较理想的采购模式。

4.供应链采购

供应链采购是指在供应链机制下，采购不再由采购者操作，而是由供应商操作。用户只需要把自己的需求信息向供应商连续、及时传递，由供应商根据用户的需求信息，预测用户未来的需求量，并根据这个预测需求量制订自己的生产计划和送货计划。

主动小批量、多频次地向用户补充货物库存，用户的库存量的大小由供应商自主决策，既保证用户需要，又使货品库存量最小、浪费较少。它也是一种科学的、理想的采购模式。

5.电子商务采购

电子商务采购也就是网上采购，是在电子商务环境下的采购模式。它的基本原理是由采购人员通过上网，在网上寻找供应商、寻找所需品种，在网上洽谈贸易、网上订货甚至在网上支付货款，但是在网下送货、进货，这样完成全部采购活动。

电子商务采购能够规避地理和语言的障碍，使供求双方能够更有效地连接，降低采购成本，节约采购费用，缩短采购周期。但网上采购依赖于电子商务的发展和物流配送水平的提高。我国现在已经有不少企业和政府采购采用了这种方式，网上采购正在不断地发展和普及。