1.3 协同软件、协同管理软件与CMS

为了避免不必要的误会，也为了还协同软件的本原，本节首先剖析协同管理软件的概念，后面将提出正式的协同管理系统概念。

1.3.1 协同软件与协同管理软件

尽管全球范围内，IBM、微软、Oracle等IT巨头对协同软件的技术和市场投入都非常大，我国的复旦协达、点击科技等专业协同软件厂商也在不遗余力地进行市场推广，但协同软件相关概念非常紊乱，各个厂商协同软件的定义不尽相同，用户对协同软件的概念也很不清晰，对协同软件概念“大部分清楚”的人只达到了25%，“模糊”和“有点清楚”的人达到了76%，没有一个人认为自己对协同软件概念“非常清楚”。虽然协同软件可以有各自不同的定义，各个厂商也可以有不同的观念和产品功能，但捋清概念，使协同软件的各种理论定位与产品功能能够清晰化，避免因混乱的概念而影响用户选择与使用协同软件，已经显得非常重要。

综合国内外的一些相关资料，复旦协达在定义协同软件时是这样描述的：协同软件是辅助多人、多组织共同完成管理事务的应用软件。协同软件的管理思想核心是互相配合，协同者是人以及由人组成的组织，协同的目的是完成管理事务。可见，业界所谈的协同软件目前实际上是指协同管理软件。

我们关注的不是泛化的协同软件，而是专门的协同管理软件。协同管理软件是利用管理学领域研究的计划、组织、领导、控制、决策等，如何利用资源、如何进行组织设计、如何完成高效执行等管理学研究成果和管理实践的经验，经过对日常办公和管理行为的高度抽象提炼形成的管理软件。

1．协同软件的分类

今天，很多商务软件都在打“协同”的旗号，但其中绝大多数的所谓“协同管理软件”，就像残疾人，缺胳膊少腿，只是能够在部分领域完成协同而已。这样的“协同软件”大体可以分为以下四类。

（1）即时通信类的软件。扩展一些，还包括E-mail、实时会议、联系人管理（Contact Management）、日程管理等。不难看出，不论怎样扩展和变化，它本质上仍然只是个体之间的沟通工具，并不能解决信息与流程协同，更不能解决业务协同的问题。

（2）传统OA。一类是基于LOTES或者准工作流技术开发的，重点解决公文收发、流转等问题，它天然地和其他的管理业务系统相割裂，所以从根本上就不可能实现企业整体管理业务的协同。另一类系统，按着传统MIS的思想，支持用各种自定义的表单向系统（数据库）中写入数据，再用自定义报表工具从数据库中读出各种报表，根本没有流程的概念，也不支持复杂的业务规则。

（3）基于工作流技术的所谓新一代OA，或自称为“协同办公软件”，它重点仍然在解决行政审批、公文流转之类的问题，虽然一些软件也在形式上集成了一些管理应用，比如人力资源、知识管理等，但存在三个方面问题，一是它的工作流和其他业务系统是割裂的，所以无法实现流程的协同；二是它们通常都未能涵盖管理职能中最重要的一些功能，比如目标计划任务管理等；三是它只是在形式上将一些管理应用放在了一个系统中，缺乏真正的业务协同。例如大多数OA系统（包括传统OA）中的日程安排功能，不同人之间的日程安排并不是围绕着统一的目标或任务展开的，不同人员和职能之间根本不存在业务的协同。

（4）网络版的单职能应用系统（比如网络版的项目管理、人事管理等）。这些系统虽然也是基于网络应用的，支持一个部门或一个项目组之类的大部分管理工作的协同，但不支持跨部门和跨管理职能的协同，属于孤岛型系统，不能实现整个企业的信息、流程以及业务应用的协同。

显然，上述四类所谓的“协同”软件，像残疾人，它们的协同是残缺不全的，和我们企业所需要的协同、所期望的协同是完全不一样的。企业所需要的协同应该是像一个“健全人”一样的协同。协同泛指组织中多人共同完成同一或多个事务的行为方式和过程。根据协同的定义，可以给出“协同管理软件”的定义。所谓“协同管理软件”，是指能帮助企业各个职能部门、各个员工，围绕统一的目标，步调一致地执行各项管理活动，完成各项管理任务，最终实现企业目标的管理软件系统。

2．协同管理软件的特征和功能

根据上面对协同管理软件的定义和要求，协同管理软件至少应该包括以下特征和功能：

（1）基于统一的管理集成平台，涵盖企业管理的主要职能，至少包括目标计划任务管理、工作流程管理、人力资源管理、财务管理、客户管理、知识管理。应该可扩展，支持项目管理、客户关系管理、设备资产管理等。

（2）系统整体是以实现企业的目标为目标。

（3）拥有立体的网络化的沟通和互动系统，犹如系统的耳、目。

（4）目标管理是系统的大脑，所有业务应用，比如人员考核、任务执行、项目管理、销售活动、成本管理、客户服务等均应围绕目标展开。

（5）工作流系统必须和业务系统融合在一起，工作流程是系统的神经，贯穿于业务系统的每一个末梢。工作流程驱动不同岗位、不同个体、不同部门、不同业务之间的协同，实现业务运行的自动化。

1.3.2 协同管理软件与协同管理系统

协同管理软件是继ERP之后的新一代管理信息系统，是21世纪新的经济背景下的企业核心管理软件。本书认为，协同管理软件的学名就是协同管理系统（Collaborative Management System, CMS），业界目前谈得最多的协同软件主要就是它。

作为一个新的软件热点，企业协同管理系统（CMS）是一套基于协同思想，由文档、资产、人力资源、客户、项目、财务、工作流等模块组成，具有强大门户功能的管理软件。该软件以人力资源为核心，通过工作流驱动，达到各个模块之间的紧密联系、协同运作。它整合企业内部和上下游资源，实现除生产制造以外对企业内外各项资源的全面协同管理。

与今天的以ERP、CRM等更多的是从面向业务、面向业务逻辑、面向结构化信息的管理思路出发来构建的企业管理系统不同，CMS面向企业管理中的人进行构建，以组织中的“人”为中心进行信息和资源的组织，强调组织中“人”通过互联网进行互动、沟通、协作、交流；以组织人员、资源、信息为主，以流程、表单解释制度的执行，通过日常的各种协作完成组织知识的积累和存储，通过集中共享的方式方便组织信息的利用；以传导组织价值、理念和工作成果、命令等为主的信息发布，支持组织文化和组织管理，提升团队凝聚力和执行力。

我们平常处理的大量信息都是面向人的，如给领导报一份报告，提交一份申请等，是面向角色、面向行为规则的非结构化信息，这部分信息从内容表现形式上看，具有分散、跳跃、信息离散的特征，但从相互的关联逻辑来看，又具有明确的动态匹配和映射特点。CMS正是以这些信息为主要管理对象，结合组织中“人”作为中心要素，通过人与人、人与事、事与事的相互作用过程即协同过程，完成信息积淀为组织知识的过程。

CMS是对组织中“人、事件、资源”之间的协同关系进行管理的系统。它有三个显著的特征：第一是以“人”为中心，以“人”为根本的元素和出发点来设计和构造应用；第二是以“组织行为”为管理根本，即对组织行为中的“角色、事件、资源、流程、规则、状态、结果”等要素进行管理；第三是以管理组织中的“执行”信息为对象，以占信息总量80%的“非结构化”信息为重点。

全面地看，协同应用的软件能够为最终用户提高服务，能够促进相互沟通和协作，这是协同软件狭义的定义。广义上说，所有协同化应用的软件都可以称之为协同软件。具有协同功能的OA系统，政务系统、商务系统都可以称之为广义的协同软件。更广义的协同化软件还包含了OA、CRM、KM（知识管理）、HR等。所以，这要看我们怎么去看了。如果把传统的带有协同性质的一些管理软件也纳入协同的范围内的话，传统的OA、电子政务可以看作是协同软件的一部分，或者是协同应用之一。当然从严格的意义上来讲，它们在协同的体现上还不是很强。如果不从这个角度看，协同软件的应用早就已经有了。与ERP应用之前MIS系统大行其道是一样，协同软件出来以前，与协同相关的应用功能早就存在，只是它们的核心理念不一样。协同软件流行之前，OA以及电子政务的应用其实已经非常普及，但是它没有从理论的高度，从应用的高度，为其软件的门类做细分，没有一个确切的归属。当然，协同软件也不是“包治百病”的“万金油”，更不会一无用处。紧紧围绕着“工作流”这一核心，满足协同的综合应用需求，特别是在OA方面的基本需求，能够使协同软件避免走入理论和实践误区，为协同软件谋求一个更美好的明天。

从目前来看，我们所谈的协同管理软件或CMS应有四个方面的作用，第一是人员方面的作用，日历安排、即时消息、白板、电话会议、文件共享等。第二，可以对流程进行协同，对项目、工作流管理和业务流程自动化管理。第三，也可以对信息进行协同，文档管理、内容管理、知识管理、搜索、存取、记录管理。第四，对应用协同，在Web服务管理或SOA上实现对应用的协同。总之，以人为核心，应用、信息、流程三位一体才能实现协同。

在本书后续论述中，若不做特殊说明，所谈的协同软件的含义约定为协同管理软件，而且认为协同管理软件与协同管理系统含义等同。也就是说，我们将不再严格区分协同软件、协同管理软件、协同管理系统的概念，有时甚至混用。