第二节 汇报工作与下达指示

015 向上级汇报工作

物业经理向上级汇报工作时应注意以下几点。

（1）遵守时间，不可失约。应树立守时的观念，既不要过早抵达，以免上级因未做好准备而难堪；也不要迟到，以免让上级等候过久。

（2）轻轻敲门，经允许后才能进门。即使上级办公室门开着，也要敲门示意，提醒上级将注意力移至来访者。

（3）汇报时应文雅大方，彬彬有礼。

（4）汇报的内容要真实，汇报时应吐字清晰、语调平稳、音量适当。

（5）如果遇到上级不注意礼仪的情况，不可冲动，仍然要以礼相待，可以暗示上级有不礼貌之处，或者直言相告，但要注意表达方式。

（6）汇报结束后不可表现得不耐烦，应等上级表示谈话结束方可离开。

（7）离开时要整理好自己的材料、衣着、茶具与座椅，当领导送别时要主动说“谢谢”或“请留步”。

016 听取下级汇报工作

物业经理在听取下级的汇报工作时要注意以下几点。

（1）应守时。如果已约定时间，应准时等候，如有可能，可稍提前一点做好相关准备。

（2）应及时招呼下级进门入座。

（3）要善于倾听。当下级汇报工作时，可与之进行目光接触，并点头等动作示意下级自己在认真倾听。

（4）对汇报中不清楚的问题，可及时提出来，要求下级重复、解释，也可以适当提问，但要注意提问的方式。

（5）听取汇报时不要有不礼貌的行为。希望下级结束汇报时可以通过适当的体态或用委婉的语气告诉对方，不能粗暴地打断。

（6）当下级离开时，应起身相送。如果来汇报的人数不多，还应送至门口，并与下级亲切道别。

017 向下级下达指示

物业经理经常需要对下属下达指示，但有些物业经理对此不以为然，认为“不就是下命令吗，那还不简单”，这种想法是不可取的。

在下达指示时，物业经理要注意以下几个问题。

（1）下指示时可用口头谈话、电话、书面通知、派人转达等方式，但应尽量当面传达。

这里要注意一个问题，如果要求下级完成高难度项目时，要把奖励和处罚都说清楚，这样才能更好地激励下级去工作。

（2）下达指示之前，可以先向下级询问一些相关的小问题，通过下级的回答了解其对所谈话题的兴趣和理解程度之后，再把自己真实意图讲出来。

（3）除了绝对机密情报，应对下级说明你发出该指示的原因，不要只做一个“传话筒”。

（4）已发出的指示需要更正时，应向下级说明原因，以免下级因频繁更正指示产生抵触情绪，导致执行不力。

（5）尽量当面下达指示，必要时要进行示范，另外，下达完指示后应让下级复述一遍，以便及时发现疏漏之处。

物业经理和下级最好都将指示记录在工作日记本上，这样便于物业经理检查与监督，也便于下级记忆和传达。