5.2 员工信息数据——内部档案的管理机制

一、内部档案的管理内容

与国家对人事档案有着严格、规范的管理办法不同，内部人事管理档案则更加贴近企业自身人力资源管理需要，与企业的管理水平密切相关。

内部人事管理档案，也就是企业人力资源管理的工作台账，可以分为纸质档案和电子档案。除常规管理目的外，纸质档案还可以作为规避和防范法律风险，作为劳动纠纷的关键证据；电子档案，一般通过人力资源管理软件实现，可以方便地实现员工信息的检索、查询和统计。一般情况下，企业应尽量采用纸质、电子档案并存的方式进行管理。

内部人事管理档案的管理可以分为以下几大类内容：

●●职工名册

●●招聘管理

●●入职管理

●●劳动合同

●●试用期管理

●●考勤记录

●●绩效考核记录

●●薪资发放、调整记录

●●社会保险

●●住房公积金

●●福利发放记录

●●培训记录

●●离职管理

●●人员异动记录

●●奖惩文件

●●劳动争议记录

●●人事公文

内部人事管理档案材料应长久保存，电子档案应不设置资料的销毁期限，纸质档案的离职员工资料最短保存期应不少于两年。

二、纸质档案的管理要求

纸质档案的管理工作主要需做好以下几点：

●●保证档案资料的完整性、及时性。人力资源部门要定期收集员工在工作调配、干部任免、职称职务评聘、考察、考核、培训、奖惩、工资待遇等工作中形成的文件材料，并充实到档案中。

●●严格审核资料的真实性。档案材料必须经过认真的鉴别核实，材料应真实准确、完整齐全，部分重要材料需员工本人签字确认。

●●档案存放应方便检索和查阅。应将每名员工相关的档案材料集中在一起放入档案盒中，并进行编号。档案盒上应有档案清单目录便于查阅。档案存放按照部门、日期、编号等顺序依次排序。

●●严格档案的保存和外借管理。档案的接收、保存、传递、利用必须通过严格的管理手续，做到记录可查。

●●规范档案的保密规定。建立档案资料的查阅权限管理机制，对查阅的范围进行控制。限制敏感档案信息应单独存放，并指定专人保管。

●●做好纸质资料的日常保存工作。建立专门的档案室或设立专柜保存，并且应有必要的安全防护措施。

三、电子档案的管理要求

电子档案的管理工作主要须做好以下几点：

●●做好信息安全工作。谨慎防止病毒、木马、黑客等对电子档案信息的非法获取。

●●依靠软件系统实现。电子档案管理工作建议主要通过人力资源管理软件系统实现，辅助使用电子表格工具补充实现。

●●数据及时更新同步。当信息发生变化时，人力资源应在规定的时间将变化内容录入到电子档案。

●●不仅记录当前状态，也要记录历史变化。电子档案的信息不仅能反映出当前的信息，还应能查询到历史数据情况，方便进行同比、环比等统计分析。

●●做好资料的定期备份。例如定期将电子档案备份到光盘里，再放入专柜保存。