1.3 保护工作表的技巧

为了防止制作的表格被他人修改，可以使用Excel提供的保护工作表功能对数据进行保护。

1.3.1 如何保护工作表

STEP01：单击“审阅”→“保护工作表”命令，会弹出“保护工作表”对话框，如图1-16所示。

STEP02：在“保护工作表”对话框中，可以在“取消工作表保护时使用的密码”文本框中设定密码。在该文本框中输入设定的密码，然后单击“确定”按钮。此时，工作表数据可正常显示，但是当前工作表中多数操作命令变成了灰色，不能执行，如图1-17所示。

STEP03：对单元格中的数据再次执行任意修改操作，如删除、修改格式、插入图表等，均会弹出如图1-18所示的错误提示。

STEP04：当执行工作表保护后，“保护工作表”命令会自动变为“撤销工作表保护”，单击该命令后弹出“撤销工作表保护”对话框，如图1-19所示，在该对话框内输入正确的密码，就可恢复成编辑状态。

STEP05：在对工作表进行保护时，如果需要其他人进行一些特定操作，如设置单元格格式，那么在“保护工作表”对话框中可以通过“允许此工作表的所有用户进行”选项列表进行设置，勾选“设置单元格格式”复选框即可。

STEP06：勾选“设置单元格格式”复选框后，只有“开始”选项下的单元格格式功能可以使用，其他编辑功能不可使用，如“插入”、“删除”等，结果如图1-20所示。

提示：在设置被保护的工作表时，如果需要其他人进行编辑操作，只能勾选“允许此工作表的所有用户进行”选项列表下的编辑操作，其他修改操作只能在“撤销工作表保护”后进行。

1.3.2 如何使公式不被人查看

在1.3.1节讲解了如何保护工作表数据不被人修改，但是公式和函数的运算过程会在编辑栏中被人看到，如图1-21所示，单击F2单元格时，其计算公式就会出现在编辑栏中。如果不想让人看到公式的计算过程，可通过以下步骤实现。

STEP01：鼠标左键单击图1-21中的F列，选中示例数据“销售金额”所在的列，然后在该列单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“设置单元格格式”命令后弹出“设置单元格格式”对话框，在该对话框中选择“保护”选项卡。

STEP02：勾选“隐藏”选项，这个选项就是为在公式编辑栏中隐藏运算过程而设定的。单击“确定”按钮后再次执行“审阅”→“保护工作表”命令，公式的运算过程就不会在编辑栏中出现了，结果如图1-22所示。

1.3.3 允许修改特定列

在日常工作中经常会遇见一种情况，即制作好一个表格后只需要其他人填写其中一列，其他列的数据不需要修改，那么怎样设置允许修改特定的列呢？具体操作步骤如下。

STEP01：单击选中需要让用户编辑或填写内容的列。本节是在打开的示例文件“1.3.3.xlsx”中选定“销售人员”列，在选定列的任意位置单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“设置单元格格式”命令，弹出“设置单元格格式”对话框。

STEP02：单击“保护”选项卡，取消勾选“锁定”复选框，然后单击“确定”按钮，如图1-23所示。

STEP03：依次单击“审阅”→“保护工作表”，设置密码保护，之后便可在本例文件中的“销售人员”列中输入任意内容，并进行格式操作等，如图1-24所示。

STEP04：当对其他受保护的列进行更改时，例如，对其他列的内容执行删除或者更改单元格内容等操作，均会出现图1-25所示的提示。

总结：锁定工作表可以起到保护表格的作用，而通过改变某一列的锁定状态，在保护表格的同时，还能实现特定列的输入。