3.2 用户配置

用户配置包括系统配置、功能配置、录单配置、小数配置和气泡信息5个方面。

3.2.1 系统配置

公司需要对系统整体配置，如成本算法、付款结算方式等。

应用实例

小管将公司组织架构、各部门人员分工及业务流程等方面梳理后，发现公司具体管控以下几点。

• 公司需要严格管理库存，不允许负库存出库。
• 公司的商品不使用同一种成本算法。
• 公司为一般纳税人，增值税税率为17%，在进货、销售等业务中需要核算税额。
• 公司按单据结算收付款。
• 数据每天需要备份一次。

小管用管理员账号进入系统后实施系统配置，如图3-14所示。

操作步骤

1．单击“系统维护”→“系统管理”→“用户配置”→“系统配置”，在界面上方的“系统负库存”下拉列表中选择“不启用”；

2．在“成本算法”处，单击选择“不使用同一成本算法”；

3．在“收付款结算方式”处，单击选择“按单据结算”；

4．在“默认税率”处，输入“17”；

5．将“自动备份”设置为“每1天备份”。

下面对系统配置下的各选项进行说明。

1．系统负库存：适用于不需要管理库存或者是不需要严格管理库存的情况。系统在没有库存或者是库存不足时也可以打单出货，管家婆辉煌版支持“不启用”“系统启用负库存”和“仅业务系统启用”3种方式，如图3-15所示。

• 不启用：需要严格管理库存。系统库存不足时，单据不能过账，系统默认为不启用。
• 系统启用负库存：不需要严格管理库存。不论系统库存是否足够，都可以过账单据。
• 仅业务系统启用：在启用实物仓库功能模块后，业务启用负库存。实物仓库不启用负库存商品的成本算法为移动加权平均算法时，商品才允许执行负库存业务。

2．成本算法：手工账中核算财务成本时，需要选择对应的成本算法。在管家婆辉煌版中也同理，每一个账套均需设置对应的成本算法，辉煌版在“用户配置”里支持6种不同的成本算法，如图3-16所示。

• 不使用同一成本算法：系统默认设置为不使用同一成本算法，每一个商品的成本算法，在商品信息里进行设置。
• 移动加权平均法：每次商品入库过账后，都计算一次加权平均单价，并作为出库商品的单位成本。
• 先进先出法：先入库的商品先发出，发出商品的成本按最先入库商品的成本进行计算。
• 后进先出法：最新入库的商品先发出，发出商品的成本按最新入库商品的成本进行计算。
• 手工指定法：商品入库时按照个别商品计算成本，商品出库时按照商品对应的入库成本进行计算。
• 全月一次平均法：商品成本根据期初和本期的进货数量与金额计算，并以此平均成本为本期出货的成本。这次的期间按照月结存的期间进行计算。

注意

系统支持5种成本算法，系统配置中的成本算法一旦确认后不能修改，建议配置成“不使用同一成本算法”。

3．收付款结算方式：管家婆辉煌版支持3种收付款结算方式，按单据结算、按金额结算和按商品结算，如图3-17所示。

• 按单据结算：在收付款时，选择往来单位后，还需选择对应结算的单据，收付款金额与具体单据关联。
• 按金额结算：在收付款时，选择单据后不能看到结算单据。
• 按商品结算：在收付款结算时，将与往来单位的结算细化到某种具体的商品或品牌。

4．自动备份：系统数据自动备份适用于每一家公司，数据安全很重要。确保数据安全的重要方式之一是数据备份。管家婆辉煌版支持两种自动备份方式，如图3-18所示。

• 每1天备份：每天只自动备份一次，且以当天第一次退出系统时进行备份。此处的天数可以自由修改，改成多少天（最大值100）备份一次都行。
• 每次退出时备份：每次退出软件时，自动进行数据备份。

注意

系统自动备份产生的数据存放在管家婆辉煌版服务器安装目录下的 backup 文件夹里。

5．零售模式：管家婆辉煌版支持两种零售模式：普通零售模式和触摸屏模式，如图3-19所示。

• 普通零售模式：适合零售业务较少的，在后台直接开零售单完成收银。
• 触摸屏模式：适合零售业务相对较多的，在门店用独立POS触摸屏进行收银。

6．单据自动保存间隔：在该项配置的空格中录入保存的秒数后，系统会按时间自动保存临时单据。当发生断电、关机等意外情况时，再次进入该类单据操作，系统会显示临时单据，可恢复临时单据，以最大限度地保证数据的安全性。

3.2.2 功能配置

小管在梳理公司业务后，发现公司不需要启用“功能配置”里的相关功能。但出于学习知识的需要，小管还是对其进行了一番了解。“功能设置”界面如图3-20所示。

1．启用三方结算：业务中存在购买单位和结算单位不是同一家单位的情况，需要按照结算单位产生往来账。

2．启用物流配货：客户下单购买了商品以后，需要向客户进行配货和送货。该对哪些单据和商品进行配货，哪些单据是已配送，哪些还没有配送，是管理中最关心的问题。而物流配货管理模块，则是专门针对配货这部分的业务处理。

3．启用实物仓库：实际业务中，实际仓库的货物出入库和业务库存不一定完全对等，实物仓库单独针对仓库人员进行货物出入库管理。

4．物价调整审核后生效：公司在调整商品物价时，必须审核后才能正式生效。

5．启用品牌应收管理：当公司代理多个品牌时，需要按“专款专用”模式来管理，即每一笔应收或预收均需要跟品牌商品进行关联结算。

6．启用项目管理：在日常经营中，公司需要按项目来进行管理，将进销存业务与项目挂钩，管理每个项目的盈亏情况，查询每个项目的应收、应付，以及项目利润表。

7．固定资产方式：固定资产方式分为两种，一种为非卡片式固定资产，用于记录固定资产的购买、折旧，以及变卖。一种为卡片式固定资产，按照标准会计的方式进行固定资产卡片管理。

8．加盟店模式：在门店业务中存在加盟模式，加盟模式中有两个角色，一个为加盟总店（即总部），需要同步商品信息、配送货物明细单据到加盟店，以及查看加盟店加盟商品的库存情况。另外一个角色为未使用加盟店，需要接受总部发送的商品信息，以及配货单。

3.2.3 录单配置

在进销存业务中，需要进行全局管控。辉煌食品有限公司的小管在梳理公司具体业务时，发现需要重点管控两点：一是售价不允许低于成本价和公司规定的最低售价；二是如果有销售订单的，不能超订单发货。

操作方法

用管理员账号登录系统，单击菜单栏里的“系统维护”→“系统管理”→“用户配置”→“录单配置”，在“售价低于成本价不允许过账”“低于最低售价不能过账”“不允许超量执行销售订单”的允许列连续单击打钩，如图3-21所示。

注意

系统配置，用于通过软件系统进行业务管控的参数设置。目前共 34 项，部分默认设置为允许（已在允许处打钩）。

录单时，数量默认为1：设置为允许，物流类单据选择商品后，默认显示的数量为1；不选择时，默认显示数量为0。

虚拟库存负库存提示：设置允许后，商品出库时，如果虚拟库存数量为负或将出现负数时，则进行提示。

虚拟库存负库存不允许过账：设置允许后，商品出库时，如果虚拟库存数量为负或将出现负数时，则不能进行单据过账。

虚拟库存负库存不允许存草稿：设置允许后，商品出库时，如果虚拟库存数量为负或将出现负数时，则不能进行单据保存。

系统使用基本信息授权控制：选择了该选项后，才能使用基本信息授权功能。

系统使用目录板：选择该选项后，商品信息等涉及类的分级显示方式会在表格左边显示树状的目录板。但是不建议录入量大的客户勾选该项，会影响系统的响应速度。该选项默认为选择。

• 客户销售价格跟踪：往来每一种商品的最近一次折前进价，用户可进入“辅助功能”→“物价管理”查询和修改某往来单位对应商品的最近进价。使用该功能将会影响系统的运行速度。如果觉得系统速度太慢，可以将该功能关闭。价格跟踪，则有历史记录的商品可以优先跟踪价格，没有记录的商品价格为0。
• 售价低于最近进价、成本价、最低售价提示：当折后单价低于最近折后进价或低于库存成本或低于“物价管理”中设置的最低售价时，系统给予提示，帮助用户及时检查、防止错误。
• 售价低于成本价不允许过账：勾选后，当商品的销售价格低于成本价时单据不能过账。
• 低于最低售价不能过账：勾选后，当商品的销售价格低于最低售价时，单据不能过账。
• 允许商品条码重复：选择该项后，将支持不同商品使用同一条码。
• 修改草稿后变更制单人：选择该项后，在业务稿中修改单据后，制单人会被修改为登录人，否则将不变。
• 录单时同一种单据连续录入：录单时，有时需同时录入几张相同的单据，如果这种情况较多，选中此项，就可以连续录入同一类型的业务单据。完成一笔业务过账时不会退出单据录入界面，继续录入下一笔业务。
• 系统允许修改/删除已过账单据：正常情况下，单据过账后将不能再作修改。单据录入错误后，只能通过红冲单据处理。勾选该选项后，可以对已经过账的单据进行修改，包括单据的表头信息及表体字段信息，可以修改商品、数量及价格等，但该配置的使用有以下注意事项。

　 A．过账单据功能不能修改非移动加权平均算法的商品。

　 B．电脑通信版和皮革布匹版不支持该功能。

　 C．进行了审核控制和按单据结算的单据，不能使用该功能。

• 超信用额度提示：勾选后，超过信用额度开单过账，系统自动进行提示。
• 超期应收款提示：勾选后，存在超期应收款单据过账时，系统自动进行提示。
• 录单时不允许修改经手人：选上此项后，单据的经手人信息不能修改。如果操作员是管理员，则本设置无效。经手人默认为操作员，如果操作员为管理员，则经手人默认为空。
• 打印单据之前必须保存数据：防止操作员打印单据后将单据废弃，造成虚假数据信息。将该项设置为允许，则在打印前对数据进行保存。
• 客户进货折扣跟踪：设为允许后，系统将跟踪往来单位每一种商品的最近一次进货折扣率，折扣可在“辅助供”→“价格折扣跟踪”里查询和修改。
• 客户销售折扣跟踪：设为允许后，系统将跟踪往来单位每一种商品的最近一次销售折扣率，折扣可在“辅助供”→“价格折扣跟踪”里查询和修改。
• 负库存提示：设置为允许后，商品出库时，如果库存数量为负或将出现负数，则进行提示。
• 是否自动生成摘要：勾选后，将自动生成摘要信息，否则摘要信息一直为空。
• 开进货单只能调订单：勾选后，进货单将不能直接选择商品，也只能通过调取进货订单执行来开单。
• 开销售单只能调订单：勾选后，销售类单据将只能通过调取订单执行来开单，不能直接选择商品。受此控制的单据包括销售单、组合套件销售单。
• 不允许超量执行销售订单：勾选后，通过销售单调销售订单时，执行数量不能大于原订单数量。
• 不允许超量执行进货订单：勾选后，通过进货单调进货订单时，执行数量不能大于原订单数量。
• 单据过账之前不能打印：勾选后，需要先过账单据，然后再打印单据，避免打印未过账单据。
• 录入时焦点不自动跳转到辅助数量 1/2：不勾选此项，商品信息和单据中配置了辅助数量1/2，在录入时焦点先落在辅助数量1/2上，然后再落到原数量上。
• 进货单、销售单入库时允许使用通讯称录入：勾选后，支持在进货单和销售单中读取通讯称的数据录入数量。
• 基本信息名称不允许相同：勾选后，商品信息、往来单位信息等基本信息的名称不可以重复。
• 成本异常时零成本出入库：默认不勾选。未勾选时，同现在处理。勾选后，出库零成本时不提示；成本异常时，按零成本出库。
• 允许零单价出入库：默认不勾选。未勾选时，同现在处理。勾选后，在所有单据开单时，如果商品没有单价或单价为0，可以过账。
• 只储值消费时输入密码：勾选后，会员消费时，只有进行储值消费需要输入会员卡密码。

3.2.4 小数配置

小数配置主要用于系统中数量、单价、金额、折扣的位数设置，需要配置进货单据、销售单据、报表等上具体数字的小数。

应用实例

辉煌食品有限公司在实际的业务中，各类单据和报表保留的小数位数有如下要求。

• 数量保留1位小数位数。
• 单价保留2位小数位数。
• 金额保留2位小数位数。

操作步骤

小管用管理员身份登录系统后，单击菜单栏里的“系统维护”→“系统管理”→“用户配置”→“小数配置”，单击对应的小数位数进行位数选择，如图3-22所示。

注意

• 开账后，小数位数只能增加，不能减少。

• 修改小数位数时，所有客户端的操作员必须退出软件。

• 建议修改之前做好数据备份。

3.2.5 气泡信息

在开单需要了解商品的库存数量、成本单价等信息时，可以启用气泡信息。

应用实例

小管希望在正式使用软件时，公司销售在开单时可以看到该商品的库存情况。

操作步骤

1．小管用管理员身份登录系统后，单击菜单栏里的“系统维护”→“系统管理”→“用户配置”→“气泡信息”。

2．在“查看显示”栏勾选需要启用的信息字段。

3．在“显示气泡时间”处，输入对应的显示时间为 10，单击“确定”按钮，如图 3-23所示。

注意

重新登录系统，功能才会生效。