1.1.3 行政管理体系的构建方法

一般认为，行政管理就是企业事务的管理，包括办公室管理、文书档案管理、总务后勤管理等。基于这种片面的认知，很多企业重业务、轻管理，只注重眼前利益，导致行政管理工作局限在事务性和服务性工作领域，没有建立系统完善的行政管理体系，导致企业的整体管理水平无法得到显著提升。

企业想要组建一个系统、完整的行政管理体系，首先要改变对行政管理的认知。作为一个经济组织，企业各项活动的开展都离不开行政主体、行政架构、行政手段和行政文化。我国很多企业将行政管理的各项工作全部归入行政部门，其他部门冷眼旁观，绝不干涉，实际上，这是一种管理缺失。企业各项业务的开展、各类目标的实现都要以良好的组织结构为依托，而这就需要对职能权力进行合理分配，将各项职责落实到人。需要注意的是，在企业的行政组织中，每个经理人都是行政主体。

行政组织结构是指构成行政组织各要素的组合方式，包括行政组织各成员、单位、部门之间的权责分工以及沟通方式。组织结构则是对组织中各项任务的分工协作进行合理安排，保证各项活动有序开展。行政手段包括章程、制度、程序、方法、工具等，可以通过不断改善组织结构，提高管理效率，达到更高等级的目标。行政文化则是企业文化的核心，是企业价值观的重要体现。

企业行政管理需要深入企业各个部门与机构，对销售、采购、生产、市场、技术、人员、设备、仓储、财务等业务模块进行协调，保证企业顺利运营。企业行政管理就是建立健全企业的管理模式，提高行政人员的综合素质，合理设计企业的行政结构，改进行政管理方法，不断完善行政管理体系。具体来看，企业行政管理体系的构建可以从以下几个方面着手：

◆明确目标

企业要根据行政管理的基本职能来确定行政管理目标，具体内容如表1-6所示。

表1-6　行政管理目标

◆设计企业行政权力构架

企业行政管理要做好两项工作，一是优化企业行政架构，二是不断对企业的行政架构进行调整。在这个过程中，行政人员要考虑很多内容，包括企业组织的概念、类型、治理结构、组织结构设计原则、组织力量整合等。

◆行政管理技术体系

行政管理技术体系主要利用制度、程序等工具，对企业行政管理的领导方式、管理方式、沟通协调、控制监督等做出科学规定，以提高企业管理的水平与效率。企业行政管理体系创新追求的是企业内部管理活动的制度化建设、模式化运作和规范化行为，包括完善企业的行政架构、建立健全各种规章制度、开展行政行为、推广行政文化等。需要注意的是，行政管理的基本理念、方法与目标都要与企业整体的发展战略、使命与愿景相契合，要根据流程再造要求对行政管理流程进行革新，采用科学的行政管理方法，探索规范化的革新道路。

◆企业行政管理中的事务体系

企业行政管理中的事务体系包括办公室管理、文书档案管理、会议管理、总务后勤管理、企业行政信息系统管理五大部分。企业在构建行政管理体系的过程中，要秉持系统思维，确定行政管理目标，合理分配行政权力，采用科学的行政技术手段，践行科学的行政管理理念，做出合理的行政管理行为。